Pirkkalan kotiseutuarkiston toimintaohje

1§ Arkiston ylläpitäjä ja asema

Pirkkalan kotiseutuarkisto toimii Pirkkala-seuran alaisena Pirkkalan kunnan kanssa  tehdyn sopimuksen mukaisesti.  Arkiston toiminnassa noudatetaan tämän toimintaohjeen lisäksi arkistolakia ja Arkistolaitoksen sekä Suomen Kotiseutuliiton antamia ohjeita.

Kotiseutuarkistolla on vastuullinen hoitaja, joka huolehtii arkiston käytännön toiminnasta.

2§ Toiminnan tavoitteet ja määrittelyt

Kotiseutuarkiston tavoitteena on tallentaa Pirkkalaa koskevat paikalliset, yksityisluonteiset asiakirjat ja asettaa ne käytettäviksi siten, että tämä palvelee sekä yleisen että paikallisen tutkimuksen, opetuksen, harrastustoiminnan ja käytännön tarpeita.

Asiakirjalla tarkoitetaan kirjallista tai kuvallista esitystä tai sellaista sähköisellä tai muulla vastaavalla tavalla aikaansaatua esitystä, joka on luettavissa, kuunneltavissa tai muuten ymmärrettävissä teknisin apuvälinein.

3§ Arkiston toiminta-alue

Kotiseutuarkiston toiminta-alue on Pirkkalan kunta.  Arkisto ottaa vastaan Pirkkalaa koskevia asiakirjoja järjestöiltä, seuroilta, yrityksiltä ja yksityisiltä henkilöiltä. Erityisen painavasta syystä kotiseutuarkistoon voidaan ottaa myös muita alueita koskevia asiakirjoja.

4§ Keskeiset tehtävät ja vastuut

Kotiseutuarkiston tehtävänä on huolehtia eri muodoissa olevien asiakirjojen ja paikallisen henkisen perinteen säilyttämisestä ja tallentamisesta asianmukaisiin, arkistokelpoisiin tiloihin.

Kotiseutuarkisto vastaanottaa ja järjestää sille luovutetut asiakirjat ja saattaa ne tutkimuksen, opetuksen, suunnittelun ja harrastustoiminnan käyttöön. Arkisto tiedottaa toiminnastaan paikallisesti ja tarvittaessa laajemminkin.

5§ Asiakirjojen säilyttäminen

Kotiseutuarkistoon luovutettavat asiakirjat on tarkoitettu pysyvästi säilytettäväksi.  Luovuttajan on pyrittävä saattamaan asiakirjat siihen muotoon, että ne käsittävät arkistonmuodostajan toiminnan kannalta vain keskeisiä asiakirjaryhmiä.  Seulonnan järjestämisessä kotiseutuarkisto on velvollinen antamaan apuaan arkistonmuodostajalle.  Kotiseutuarkisto ei ota vastaan alle 10 vuoden ikäisiä asiakirjoja

Asiakirjojen säilyttämisessä käytetään ainoastaan siihen tarkoitettuja, arkistokelpoisia välineitä ja laitteita.

6§ Asiakirjojen julkisuus ja käyttörajoitukset

Kotiseutuarkistoon luovutetut asiakirjat ovat järjestämisen, luetteloimisen ja esille asettamisen jälkeen julkisia, elleivät asiakirjojen julkisuutta koskeva lainsäädäntö tai luovuttajan kanssa tehdyn sopimuksen ehdot muuta edellytä. Käyttörajoitukset on merkittävä asiakirjojen luovutussopimuksiin.  Rajoitukset voi määritellä luovuttaja tai ne ovat aikaan sidottuja.

7§ Asiakirjojen luovuttaminen ja käsittely kotiseutuarkistossa

Asiakirjoja kotiseutuarkistoon luovutettaessa on tehtävä luovutussopimus, jossa määritellään asiakirjojen käytön mahdollinen rajoittaminen tai sulkeminen määräajaksi ja sovitaan valokuvien sekä muiden kuva- ja äänitallenteiden käyttöoikeuden siirtymisestä kotiseutuarkistolle.

Luovutussopimuksessa tuoduille asiakirjoille annetaan nimi ja tunnus, jolloin niistä syntyy oma kokoelma. Tämä nimetään yleensä sen toimijan tai henkilön mukaan, jonka toiminnan tuloksena asiakirjat ovat syntyneet tai kuka ne luovuttaa.

Mikäli asiakirjoja ei haluta luovuttaa, merkittäviksi luokiteltavat asiakirjat voidaan myös tallentaa kotiseutu- arkistoon määräajaksi.  Tähän ryhdytään vain erikseen harkittavissa poikkeustapauksissa.

Kotiseutuarkisto voi hävittää hallussaan olevia asiakirjoja. Hävittämisen on oltava riittävästi perusteltua ja suunnitelmallista. Hävitetyistä asiakirjoista pidetään luetteloa, josta ilmenee, mitä, milloin ja miten paljon on hävitetty.  Hävittäminen tapahtuu varmalla ja turvallisella tavalla. Hävitettäväksi suunnitellut asiakirjat luovutetaan arkistonmuodostajalle tämän niin halutessa.

8§ Asiakirjojen tutkiminen ja lainaaminen

Asiakirjojen lainaamisesta päättää kotiseutuarkiston vastuullinen hoitaja.

Kotiseutuarkistosta lainataan asiakirjoja tutkittaviksi kotiseutuarkistossa tai muussa erikseen osoitetussa paikassa. Tutkija täyttää tilauslomakkeen, jolla hän sitoutuu olemaan käyttämättä väärin saamiaan tietoja. Asiakirjoja lainataan kotiseutuarkiston ulkopuolelle vain erittäin painavasta syystä.

9§ Jäljennökset asiakirjoista

Kotiseutuarkistoon siirretyistä asiakirjoista annettavista jäljennöksistä päättää arkiston vastuullinen hoitaja. Jäljennöksistä perittävät maksut määrittelee Pirkkala-seuran hallitus.

10§ Toimintaohjeen voimassaolo ja tarkistaminen

Kotiseutuarkiston toimintaohje on voimassa toistaiseksi.  Mahdolliset muutokset toimintaohjeeseen hyväksyy Pirkkala-seuran hallitus.